Das kann ein sehr langes Kapitel werden. Das war mein Gedanke, als ich die Überschrift geschrieben habe. Aber ich will es immer kurz haben. Lesezeiten max. 3-4 min. Also muss ich mich kurz halten. Es ist eigentlich eine ganz einfache Sache, die sich auf drei Dinge reduzieren lässt.
- Zu wenig Personal
- Zu viel Personal
- Falsches Personal an den falschen Stellen
Diese drei Varianten kann man auch noch beliebig untereinander kombinieren. Also: zu viel falsches Personal an der falschen Stelle. Das führt aber dann schon wieder zu weit. Bleiben wir einfach.
Was man auch als Leitfaden nehmen kann ist die Sache mit den Häuptlingen und Indianern:
Wie viele Häuptlinge hat ein Indianerstamm? Zwei, Drei? Nein – ein Häuptling ist ausreichend. Der baut sich eine Struktur. Er teilt die Aufgaben ein. Wer geht jagen, wer geht fischen, wer baut die Zelte, wer kümmert sich um die Pferde. Wer kocht, wer näht und wer kundschaftet neue Weidegründe aus. Sie arbeiten mit kleinen Teams. Keiner geht alleine jagen, die Frauen kochen gemeinsam und die Kundschafter suchen nicht alleine die weite Steppe ab. Der Häuptling hat einen Rat der Alten als Berater und er hat einen Medizinmann, wenn gar nichts mehr hilft. Er würde übrigens keinen der Zelte baut, jagen lassen und keinen der Jäger an die Kochstelle verbannen…..
Wie löst man nun die drei Probleme, wie erkennt man, welcher der Punkte in welchem Bereich auszumerzen ist?
Hier hilft nur eine genaue Analyse. Der Ratschlag lautet: alles genau und wenn nötig dreimal hinterfragen. Was nicht helfen wird, ist von den Bereichen und den verantwortlichen Personen eine genaue Aufstellung der Tätigkeiten zu verlangen und daraus den Personalbedarf abzuleiten. Warum das nicht funktioniert? Weil Menschen diese Planung machen. Menschen haben die Eigenschaft, die Dinge entweder zu vorsichtig („ich brauche 4 Mitarbeiter mehr“) oder zu enthusiastisch („ich schaffe das ganz alleine“) zu sehen. Die Wahrheit wird in den meisten Fällen irgendwo in der Mitte liegen. Oder anders gesagt: wenn jemand 4 Personen verlangt, sollte es nach ein paar „Prüfungsfragen“ bei 2-3 enden. Wenn jemand gar niemanden braucht, dann sollte man ihm zumindest eine Person beistellen. Diese Person sollte aber eine „gute“ Person sein, die die Sachlage dann rasch aus der Praxis ermitteln wird und notfalls Alarm geben kann – weil der ursprüngliche Planer sich jetzt nichts mehr zu sagen traut.
Das führt uns zum nächsten Punkt: zu viel Personal lässt sich leider nicht mehr aufhalten, wenn die Arbeit einmal begonnen hat. Die einzige Chance ist es, Mitarbeiter abzuziehen und für Aufgaben einzusetzen, wo zu wenig Personal vorhanden ist. Es wird sich immer etwas finden, was zu tun ist.
Schwieriger wird die Sache dann, wenn die falsche Person an eine Position gesetzt wurde, in der sie nicht den gewünschten Leistungsrahmen erbringen kann. (hier könnte man beliebig viele Spekulationen über Gründe, Wissen, Erfahrung anstellen, was wir uns ersparen)
Wesentlich in diesem dritten Fall ist eine rasche, klare Entscheidung, wenn die Sache erkannt wurde. Behalte aber auch die Möglichkeit im Auge, dass Coaching und Ausbildung zu wesentlich besseren Ergebnissen führt.
Bei all der Planung ist es wesentlich auch die Kosten nicht außer Acht zu lassen. Wichtig ist also, dass die Personalplanung VOR der Budgetplanung erfolgen muss, um keine unliebsamen Überraschungen zu erleben.
Ein paar Fragen, die zu stellen sind:
Sind deine Positionen mit den richtigen Leuten besetzt?
Bist du (und auch die Kollegen) der 100% Überzeugung, dass es passt?
Bist du bereit, eine rasche und klare Entscheidung zu treffen, wenn es nicht der Fall ist? Kann man einzelne Mitarbeiter mit Ausbildung und Coaching noch auf den Level bringen, der benötigt wird?
Sind überall genügend Leute im Einsatz um alle Aufgaben umzusetzen?
Leider sind einige dieser Fragen erst dann korrekt zu beantworten, wenn die ganze Sache schon läuft.
Auf einen Punkt möchten wir aber ganz am Ende noch speziell hinweisen:
Gefährlich ist es, wenn ein Häuptling zu arbeiten beginnt
Was wir damit meinen, ist nicht, das der Häuptling an der Spitze seines Stammes auf dem Kriegspfad wandelt. Wir meinen damit einen Häuptling der wenn Not am Mann ist jagen geht, kocht, die Zelte baut und auch noch Medizinmann ist. Dann fehlt er an seiner angestammten Position – der Stamm ist führungslos und weiss nicht mehr so recht weiter.