Als interne Kommunikation wird die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe oder Organisation verstanden, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe (Effizienz), Informationsverbreitung (Transparenz), Austausch (Dialog) sowie Motivation und Bindung
Soweit zur Definition. Soweit auch einfach.
Interne Kommunikation ist eine wunderbare Sache, ein unerschöpflicher Quell der Ausredenfindung. Immer wenn irgend welche Probleme in einer Struktur auftauchen, wird sie bemüht, eine Erklärung zu liefern. Sie ist ein Sündenbock, der aber von der Organisation selbst verursacht wurde, also für eine Erklärung nicht geeignet. (Erklärungen sind meistens Ausreden, Ausreden sind am effektivsten, wenn externe Quellen die Probleme verursacht haben, die man von intern nicht unter Kontrolle hat = „da kann man nichts tun, das liegt nicht in unserer Macht“)
Interne Kommunikation beinhaltet auch Meeting Kultur, Methoden zur Problemlösung und Vorbildwirkung des Managements. Sie kann nicht reduziert, aber beliebig ausgedehnt werden. Vor allem, wenn man auch die oben angeführte nonverbale Kommunikation mit in Betracht zieht.
Interne Kommunikation ist emotional, nicht nur sachlich und auf den Zweck des Events ausgerichtet. Emotional deshalb, weil Menschen den wesentlichen Teil dieser Kommunikation ausmachen.
Du versuchst als Projekt- und Eventmanager immer alle Dinge zu planen. Es muss immer ein System geben. Auch die interne Kommunikation wird festgelegt. Es wird definiert, dass man sich einmal pro Woche trifft, der Zeitpunkt festgelegt, und in ganz „modernen“ Strukturen wird auch eine klare Agenda für dieses Meeting definiert. In diesem Meeting wird dann eine Checkliste (Todo Liste) erstellt, ein Datum der Erledigung definiert, die Aufgabe zugeordnet. Oder es wird einfach ein Protokoll erstellt, das dann versendet wird.
Mit diesem Punkt endet aber meistens die Definition der internen Kommunikation mit dem Verweis darauf, dass man ja permanent miteinander spricht (telefoniert).
Was aber bei dieser Methode außer Acht gelassen wird ist, dass Kommunikation ein permanenter Prozess ist. Es gibt einen kausalen Zusammenhang zwischen der Organisation und der Kommunikation. Die Anpassung daran ist der absolute Schlüssel.
Damit wird gewährleistet, dass die Informationen dort sind, wo sie benötigt werden und nicht überall. Protokolle und Checklisten führen dazu, dass Mitarbeiter nach Meetings immer noch nacharbeiten müssen. Wenn eine Methode gefunden wird, nach Besprechungen sofort wieder mit der Umsetzung zu beginnen, ist es geschafft.
Interne Kommunikation ist aber ein fortlaufender Prozess. Ich bitte dich aber, diesen Prozess keiner Überbewertung zu unterziehen. Sie entsteht, sie lebt und entwickelt sich. Es ist rein die Steuerung die, ausgerichtet auf die notwendigen Ergebnisse, den Erfolg bringt. Eine Organisation, die dynamisch lebt, entwickelt automatisch die Form der Kommunikation, die benötigt wird.
Heute muss aber permanent kommuniziert werden. Tools und Methoden sind vorhanden, müssen aber erlernt und gelebt werden.Der Umgang mit den Informationen und die Art und Weise zu kommunizieren ist eine Kulturfrage der Event Struktur. Und das wiederum kann nur durch das Management vorgelebt werden, also Top-Down.
Mail für die interne Kommunikation ist eine ganz schlecht Variante, in Verzeichnissen gespeicherte Excel Liste und Word Dokumente sind es ebenfalls. (Stichwort „Versionionierung“)
Die Verwendung von EDV, Internet, mobilen Devices usw. ist State of the Art und sollte kein Thema mehr sein. Gibt es dabei doch Probleme, dann ist hier mit Ausbildung nachzuhelfen. Es muss aber dabei der Nutzen für den Mitarbeiter immer klar ersichtlich sein. (spiele aber das „long game“ – möglicherweise ist es am Anfang schwieriger, aber auf Sicht gesehen ist die Lösung besser)
Bist du als Event Manager in der Lage, der Kommunikation den Freiraum zu geben, den sie für die Entwicklung braucht und dort zu steuern, wo es notwendig ist?
Finde im Internet Lösungen für Kommunikation und mache den Check, ob diese zu deiner Struktur und vor allem Kultur passen.
Prüfe die aktuelle Form der internen Kommunikation. Passt sie zur Organisation, zur Kultur und zu den Menschen. Entwickle eine Methode, die funktioniert (oder zumindest funktionieren könnte) Passt sie auch zu dir?
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