Event ohne Probleme gibt es nicht – die klassischen Fehler im Event Management

Events ohne Probleme gibt es nicht!
Fehler werden immer passieren! 

Wäre das nicht wunderbar? Die Veranstaltung – was es auch immer ist – ist vorbei und ALLE sind glücklich?

Die Besucher sind glücklich, weil sie etwas Einzigartiges erlebt haben und viel positive Energie mitgenommen haben.

Die Mitarbeiter sind glücklich, weil alles, was geplant wurde, so wunderbar in der Umsetzung funktioniert hat.

Die „Veranstalter“ sind glücklich, weil eben glückliche Besucher und glückliche Mitarbeiter auch meistens bedeuten, dass die Finanzen auch glücklich sind. In weiterer Folge sind auch Sponsoren, Lieferanten und Partner glücklich, weil alle so glücklich sind.

In den ganzen Beschreibungen kommt nur das Wort „Glück“ vor. „Glück gehabt“ kann man sich auch denken.

Was fehlt, sind die negativen Seiten, die einfach real sind. Stress, Überlastung, (negative) Improvisation, Pläne die nicht funktionieren – die Liste ist auch auf dieser Seite beliebig erweiterbar.

„Man darf doch gar nicht so negativ denken! Think positive“

In unseren Beratungen erlauben wir diese negativen Dinge, wir erlauben sogar negative Gedanken! Viel zu viele Management- und Motivationstrainer verbannen das negative Element aus Sprache, Leben, Hirnen und Tagesabläufen. Aber es ist real, Negatives ist vorhanden! Man kann es nicht wegleugnen oder wegdenken, denn es kommt wieder. Wir wollen es zulassen und benutzen. Dazu musst du lernen es zu steuern. Um es steuern zu können, musst du es kennen. Um es zu kennen, musst du dich damit beschäftigen. Das – und genau das – kann man auf eine positive Art machen. Es geht darum, zu entdecken, was in scheinbar negativen Elementen an positiven Möglichkeiten schlummert.

Wenn du dich und den Feind kennst, brauchst du den Ausgang von hundert Schlachten nicht zu fürchten. Wenn du dich selbst kennst, doch nicht den Feind, wirst du für jeden Sieg, den du erringst, eine Niederlage erleiden. Wenn du weder den Feind noch dich selbst kennst, wirst du in jeder Schlacht unterliegen. – Sun Tau (Sunzi)

 

Was sind die klassischen Fehler eines Events?  Es reichen laut Pareto ja 20% der Fehler, um 80% des negativen Erlebnisses zu generieren. Oder um es positiv zu formulieren: 20% der (richtigen) Probleme in den Griff bekommen bedeutet eine Verbesserung von 80%.

„20% Probleme gelöst = 80% besseres Ergebnis“

Was sind nun die Probleme?

  • BEAR nicht beachtet – das BEAR Prinzip erklären wir euch gerne persönlich…..
  • Unklare Struktur / Organisation / Verantwortung
  • Unklare Finanzierung
  • Kein Monitoring, keine Überwachung
  • Personelle Unterbesetzung / Keine Führungskräfte / Führungskraft ist operativ tätig
  • Schlechte interne Kommunikation = keine einheitlichen Tools und konsistente Methoden
  • Schlechte externe Kommunikation = Werbung, PR, Marketing
  • Alte Methoden des Projektmanagements im Team
Das sind 20%? Die Frage ist berechtigt. Nein, es ist mehr als 20%. Aber für dich sollten 20% übrig bleiben, weil du ja sicherlich der Meinung bist, viele dieser Dinge sehr gut im Griff zu haben.

Wenn wir gemeinsam an diesen Punkte arbeiten und du dann 20% umsetzt, wird es erfolgreich sein.

 

Jetzt wird es ein wenig unangenehm. Wenn wir die oben angeführten Punkte ansehen, wirst du dich in vielen dieser Punkte wiederfinden. Das musst du dir ganz klar eingestehen. Knallhart. Du musst bewerten, wo du ganz ganz schlimm daneben liegst und wo du einfach „Handlungsbedarf“ siehst.
Ich traue mich fast zu wetten, dass dein erster Gedanke war, dass überall etwas zu tun wäre. Dann kam der zweite Gedanke, der besagt, dass du nicht alles auf einmal anpacken kannst. Also kam Gedanke Nummer drei, der dann dazu führt, dass die 20% übrig bleiben. Oder der dritte Gedanke führt dazu, dass du zu Standardfloskeln des Managements wechselt. Die lauten dann, dass man überall die nötigen Optimierungsmassnahmen nach genauer Analyse der IST Situation machen muss, diese aber mit den maßgeblichen Zielen des Gesamtkonzeptes im Einklang stehen müssen. (sprich: wir können uns das eigentlich nicht leisten)

Wenn diese drei Gedanken in dir waren, dann bist du am besten Weg, etwas zu verbessern. Wenn der dritte Gedanke aber zum alternativen Vorschlag deines Gehirns geführt hat, dann wird es gefährlich, dass genau nichts passiert.

Denke darüber nach, wo bei deinem Event Probleme sind!
Lasse negative Gedanken zu und beschäftige dich mit ihnen. Die Beschäftigung damit führt zu Lösungen.