Warum Projektmanagement wichtig und gefährlich ist!

Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts

 

Projektmanagement ist also mehr als das Auflisten von Tätigkeiten, die Terminierung und das Abhaken von erledigten Aufgaben. Es ist ein Gesamtkonzept und eine Geisteshaltung. Es wirkt auch, wenn man es nicht bewußt einsetzt.

Genau darum geht es aber: Bewußtes Einsetzen von Projektmanagement als wertvolles Instrument für den Erfolg deines Events. Geplantes Verwenden von Methoden, von Prozessen und Werkzeugen, die sonst nur einzeln nebeneinander existieren.

Gutes und effizientes Projektmanagement spart Ressourcen und senkt die Kosten. Dazu ist es notwendig, dass man die Methoden und Werkzeuge genau kennt. Projekte sind gekennzeichnet durch

  • zeitliche Begrenzung
  • viele verschiedene Aufgaben
  • abgestimmte Organisation
  • begrenzten Ressourcenaufwand
  • Risiko

 

Der Mensch ist das wichtigste Werkzeug des Projektmanagements

Es gibt viele Werkzeuge des Projektmanagements, die technisch unterstützt, die Durchführung deines Events erleichtern. Das wichtigste Instrument ist und bleibt der Mensch. Ob Projektleiter, Projektteilnehmer oder Partnerunternehmen. Es kann niemals der Mensch durch Technik ersetzt werden. Die Technik unterstützt und hilft, aber ersetzt nicht das Hirn des Projektmanagers.

Das Konzept der Veranstaltung muss in einem Projektplan abgebildet werden. Punkt. Es ist Aufgabe des Projektmanagers und der Projektsponsoren, aber auch der Projektteilnehmer, dass dieser Plan so detailliert wie möglich ist. Warnen möchte ich aber in diesem Zusammenhang vor einer zu feinen Unterteilung, die den Plan unübersichtlich macht. Beispiel: es ist eine Skipiste für ein Rennen vorzubereiten. Es macht Sinn, die einzelnen Schritte – Präparierung, Nachbearbeitung, Kurssetzung, Absicherung usw. aufzulisten. Es macht ebenso Sinn, die dazu gehörenden Ressourcen (Pistengerät, Mitarbeiter, Material) aufzulisten. Das Starten und Warmlaufen des Pistengerätes ist zwar eine Aufgabe, die von der Ressource “Fahrer” gemacht werden muss, aber so logisch und selbstverständlich, dass eine Auflistung zu einer zu hohen Detaillierung führt.

Wähle deine Methode, das Projekt zu managen so, dass alle Beteiligten damit leben können. Mit Methode meinen wir die Werkzeuge, die Art zu dokumentieren, die Kultur des Feedbacks und die Kontrolle des Projektfortschritts.

Du kannst dein Projekt in Phasen aufgliedern und darunter Bereiche anlegen, du kannst es in Bereiche aufgliedern und darunter Phasen anlegen. Ganz egal wie, es muss nur immer die Struktur klar erkennbar sein und der Überblick gewährleistet!

Es gibt viele EDV gestützte Werkzeuge im Projektmanagement. Wesentlich dabei ist, dass die mit dem Projekt betrauten Personen damit umgehen können. Es nutzt das beste System nichts, wenn niemand damit arbeitet. Es ist eine der wesentlichen Aufgaben des Projektmanagers in der Phase der Projektdefinition darauf zu achten, dass die Methoden, Prozesse und Werkzeuge auf die Struktur des Projektes angepasst werden.

Wir möchten in diesem Zusammenhang keine Präferenz angeben, welche Tools zu verwenden sind. Es gibt sie wie Sand am Meer. Zahlreiche kostenlose Programme, noch mehr kostenpflichtige Software. Aber am Ende sollen und müssen sie nur dazu führen, dass der Erfolg des Events gewährleistet ist. Bei der Auswahl und Einführung stehe ich euch gerne zur Verfügung. Ich kenne viele Tools und Methoden mit denen euer Event erfolgreich organisiert werden kann.

Als Beispiel soll dienen, dass die Organisation eines Feuerwehr Zeltfestes wahrscheinlich nicht sonderlich gut in MS Project Server als Tool aufgehoben ist, eine einfache Liste dabei aber sehr nützlich sein wird. Es ist immer zu beurteilen, ob die Methode angepasst ist.

Trotzdem möchte ich eine Warnung vor dem derzeit größten und wichtigsten Projektmanagementtool aussprechen: MS EXCEL. Wenn man eine Tabellenkalkulation als Projektmanagement Tool vergewaltigt, dann sollte man genau Bescheid wissen, was passieren kann und wird. Es werden verschiedene Versionen von Listen existieren, es ist ganz schwierig, eine gemeinsame große Liste zu verwenden, mit der alle arbeiten. Es müssen die Prozesse der Bearbeitung klar definiert sein und viel Zeit in die Pflege der Liste investiert werden. Es ist nur deswegen so beliebt, weil es jeder Mitarbeiter kennt. Das ist der einzige Vorteil gegenüber anderen Lösungen.

Überlege deine Projektmanagement Kultur. Sie liegt an den Projektsponsoren, dem Projektmanager und allen Projektteilnehmern. Passt sie zu dir und deinem Event?

Können und kennen alle Projektteilnehmer die Methoden und EDV Tools, die verwendet werden?

Werden die Aufgaben, die aus dem Konzept des Events entstanden sind, so abgebildet, dass alle sie verstehen, die Ausführung klar ist und das Monitoring gewährleistet ist?

Sind alle Methoden klar, alle Werkzeuge für alle Projektteilnehmer nutzbar und verständlich?

Erstelle aus deinem Event Konzept einen Projektplan. (oder lass ihn durch den Projektmanager erstellen). Investiere Arbeit und Zeit in den Projektplan. Beginne rechtzeitig damit!!

Solltest du Hilfe bei der Erstellung des Projektplans, beim Einführen der Methoden und Prozesse haben, kontaktiere uns unter office@modernevent.rocks